Privacyverklaring

Versie 1.6 · laatst bijgewerkt op 2 november 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

INSIGHT 3D Health Scan is een aanbod van HRM Fitness B.V., gevestigd aan de Heirstraat 28, 6129 PK Urmond, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 62514725. HRM Fitness B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden genoemd. In deze verklaring noemen we ons “INSIGHT” of “wij”.

De scan vindt plaats bij HRM Fitness, waar je aan de balie je overeenkomst sluit. INSIGHT wordt aangeboden in samenwerking met DOQUE. Coaches van DOQUE kunnen je inschrijving opvolgen, je scan uitvoeren, je resultaten toelichten en je begeleiden. Zij krijgen daarvoor toegang tot de gegevens die daarvoor nodig zijn (zie onderdeel 6).

Heb je een vraag over je privacy of wil je een van je rechten gebruiken? Mail naar info@insightbodyscan.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Als je je inschrijft via de website

• je voor- en achternaam, telefoonnummer en e-mailadres;
• je geboortedatum (als je die invult);
• het pakket dat je kiest, je doel (bijvoorbeeld afvallen of spiermassa opbouwen) en je voorkeursdatum en -tijd;
• hoe je ons hebt gevonden;
• wat je zelf bij opmerkingen invult. Vermeld je daar iets over je gezondheid, zoals een blessure, een implantaat of een zwangerschap, dan gebruiken we dat alleen om je scan veilig en passend te plannen.

Als je een scan laat maken

• de gegevens die nodig zijn voor de meting, zoals je lengte, leeftijd en geslacht;
• de resultaten van de scan: het 3D-model van je lichaam, je gewicht, vet- en spiermassa (ook per lichaamsdeel), visceraal vet, lichaamsvocht, rustverbranding, lichaamsomtrekken en houding;
• de trainingsschema's, voedingsrichtlijnen en aantekeningen van de coach die op basis van je scan worden gemaakt;
• bij Insight Coaching: de vergelijking tussen je scans en je voortgang.

Deze scangegevens zijn gegevens over je gezondheid. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, waarvoor de wet extra bescherming eist.

Als je de coaching-app gebruikt

Bij Insight Coaching krijg je een account in onze coaching-app. Daarin verwerken we, naast je scangegevens:

• je accountgegevens: naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord;
• je profiel: geslacht, geboortedatum, lengte, gewicht, trainingsniveau, sport en wat je over blessures of klachten invult;
• je trainingen: welke oefeningen je deed, gewichten, herhalingen, hoe zwaar het voelde, opmerkingen voor je coach en oefeningen die je tijdens een training hebt gewisseld;
• als je zelf een hartslagmeter of horloge koppelt: je hartslag tijdens de training en een schatting van je verbruikte calorieën;
• je voeding: wat je in je dagboek zet, water, je gewicht, je weekmenu, je boodschappenlijst en ingrediënten die je niet lust;
• je wekelijkse check-in: een samenvatting van je week (gegeten, gewicht, trainingen) en het voorstel dat de coach daarop doet;
• je lichaamsmaten (zoals taille en heup) en, alleen met je aparte toestemming, voortgangsfoto's;
• als je meldingen aanzet: een technisch adres van je browser of telefoon om je meldingen te sturen.

Health Connect op Android

In de Android-app kun je vrijwillig Health Connect koppelen. De app vraagt per soort gegeven toestemming en leest alleen wat jij toestaat: stappen, slaap, rusthartslag, gewicht en vetpercentage. Afgeronde krachttrainingen kan de app in Health Connect schrijven. Je kunt deze rechten altijd bekijken of intrekken in Health Connect of in de instellingen van je telefoon.

De gelezen daggegevens worden beveiligd naar onze coaching-app gestuurd en zijn daar zichtbaar voor jou en je coaches, zodat je voortgang en herstel samen met je trainingen kunnen worden gevolgd. We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en sturen ze niet naar Gemini. Zonder koppeling blijft de app gewoon werken; je kunt gewicht en maten ook zelf invullen.

Maak je een foto van je maaltijd of van een voedingsetiket, dan gebruiken we die foto alleen om de voedingswaarde te schatten. We bewaren de foto zelf niet. Voortgangsfoto's bewaren we wel, zolang jij ze niet verwijdert.

De meeste van deze gegevens zeggen iets over je gezondheid en lichaam. We behandelen ze daarom net zo zorgvuldig als je scangegevens.

Als je klant bent of contact met ons opneemt

• gegevens over je afspraken, het pakket dat je afneemt en je betalingen (waaronder je IBAN bij een automatische incasso);
• de inhoud van je berichten als je ons mailt, belt of een bericht stuurt via WhatsApp.

Als je de website bezoekt

• technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, zoals je IP-adres, het type browser en het tijdstip van je bezoek. Je IP-adres wordt ook kort (maximaal een uur) gebruikt om misbruik van het inschrijfformulier tegen te gaan.

3. Waarom verwerken we je gegevens, en op welke grond?

Doel	Gegevens	Grondslag
Je inschrijving afhandelen, contact met je opnemen en je afspraak plannen	Gegevens uit het inschrijfformulier	Nodig om op jouw verzoek een overeenkomst te sluiten en uit te voeren
Je een bevestiging van je inschrijving mailen	Voornaam, e-mailadres, pakket, voorkeursdatum	Uitvoering van de overeenkomst
De scan uitvoeren, je resultaten uitleggen en je een trainingsschema en voedingsrichtlijnen geven	Scangegevens (gezondheidsgegevens)	Je uitdrukkelijke toestemming
Bij Insight Coaching je voortgang volgen en je begeleiding bijsturen	Scangegevens en aantekeningen van de coach	Je uitdrukkelijke toestemming
Je account in de coaching-app aanmaken, je laten inloggen en je wachtwoord laten herstellen	Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld)	Uitvoering van de overeenkomst
Je trainingen, voeding, check-ins, maten en voortgang in de app bijhouden, zodat je coach je kan begeleiden	Gegevens uit de app (gezondheidsgegevens)	Je uitdrukkelijke toestemming
Vrijwillig gegevens met Health Connect uitwisselen om activiteit, herstel en voortgang te tonen	Stappen, slaap, rusthartslag, gewicht, vetpercentage en afgeronde trainingen	Je uitdrukkelijke toestemming in Health Connect
Voortgangsfoto's bewaren en tonen	Je foto's	Je aparte, uitdrukkelijke toestemming
Je meldingen sturen, bijvoorbeeld als je rust voorbij is of je schema klaarstaat	Technisch adres voor meldingen	Je toestemming (je zet meldingen zelf aan)
Betalingen verwerken en onze administratie voeren	Naam, pakket, betaalgegevens	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (belastingwetgeving)
Vragen en klachten beantwoorden	Contactgegevens en de inhoud van je bericht	Gerechtvaardigd belang: goed bereikbaar zijn voor (aanstaande) klanten
De website tonen, beveiligen en misbruik voorkomen	Technische gegevens	Gerechtvaardigd belang: een veilige en werkende website

We gebruiken je gegevens niet voor andere doelen. We sturen je geen nieuwsbrief of reclame, tenzij je daar apart toestemming voor hebt gegeven.

4. Toestemming voor je scangegevens

Vóór je eerste scan vragen we je uitdrukkelijk om toestemming voor het verwerken van je scangegevens. Zonder die toestemming kunnen we de scan niet maken.

Voor de coaching-app vragen we je toestemming bij het activeren van je account. Voor voortgangsfoto's vragen we in de app nog een keer apart toestemming. Die kun je in de app zelf intrekken; al je voortgangsfoto's worden dan direct verwijderd.

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via info@insightbodyscan.nl of bij je coach. We maken daarna geen nieuwe scans meer en verwijderen je scangegevens, tenzij we ze op grond van de wet langer moeten bewaren. Het intrekken van je toestemming heeft geen gevolgen voor wat er vóór dat moment met je gegevens is gedaan.

De resultaten, adviezen en schema's zijn gebaseerd op de scan en vormen geen medisch advies.

5. Software, kunstmatige intelligentie en automatische berekeningen

De scanresultaten worden door software berekend uit de meting. Dezelfde software kan, ook met behulp van kunstmatige intelligentie, een voorstel doen voor een trainingsschema of een vooruitblik tonen van hoe je lichaam kan veranderen.

Ook in de coaching-app gebruiken we kunstmatige intelligentie (Gemini van Google). Daarmee:

• leest de coach je scanrapport uit;
• maakt de coach een voorstel voor je trainingsschema, je voedingsrichtlijnen, je weekmenu en je wekelijkse check-in;
• schat de app de voedingswaarde van een maaltijdfoto, een voedingsetiket of een product, en stelt hij vervangers voor een ingrediënt voor;
• beantwoordt de AI-coach in de app je vragen over voeding, training en recepten, en schrijft hij als je erom vraagt een recept voor je;
• vertalen we recepten van TheMealDB naar het Nederlands en schatten we hun voedingswaarden, voor de receptenbibliotheek. Daarbij gaan geen gegevens over jou mee.

We sturen daarbij niet meer mee dan nodig is. Voor schema's, voeding, check-ins en weekmenu's sturen we geen naam of e-mailadres mee, maar bijvoorbeeld je leeftijd, lengte, gewicht, doel en scanwaarden. Bij het uitlezen van een scanrapport wordt het rapport zelf verwerkt.

Voor de AI-coach sturen we je vraag mee, de laatste berichten van het gesprek, je geslacht, leeftijd en sport, je voedingsdoelen en de richtlijnen van je coach, wat je die dag hebt gegeten, je trainingsschema en je laatste drie trainingen. Ook dan geen naam, e-mailadres of telefoonnummer. Antwoorden van de AI-coach krijg je direct, zonder dat een coach ze eerst controleert. Ze kunnen fouten bevatten en zijn geen medisch advies. Je coach kan het gesprek inzien, en je kunt het zelf wissen in de app.

Een voorstel voor je schema, voedingsplan, weekmenu of check-in zie je pas nadat een coach het heeft gecontroleerd. Vraag je de AI-coach zelf om een kleine aanpassing van je voedingsdoelen (je dagdoel, je waterdoel of de extra calorieën op trainingsdagen), dan zet hij een voorstel klaar binnen vaste grenzen. Er verandert pas iets als jij op Toepassen tikt, en je coach krijgt daarvan een melding. Schattingen van voedingswaarden zie je direct, en altijd als schatting. Het advies om zwaarder te trainen, je reeksen en je badges zijn eenvoudige berekeningen op basis van wat je hebt gelogd. Er worden geen besluiten over je genomen die rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen.

6. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze dienst te kunnen leveren, en alleen de gegevens die zij daarvoor nodig hebben:

Partij	Waarvoor	Welke gegevens
DOQUE (samenwerkingspartner)	Je inschrijving opvolgen, de scan uitvoeren en je begeleiden	Gegevens uit je inschrijving; je scangegevens voor zover de coach die nodig heeft
Leverancier van het scanapparaat en de bijbehorende software	De scan uitvoeren, je resultaten berekenen, bewaren en je digitale rapport tonen	Naam, geboortedatum of leeftijd, lengte, geslacht en je scangegevens
Cloudflare (hosting van de website en de coaching-app)	De website en de app tonen en beveiligen, je inschrijving opslaan en de gegevens en bestanden uit de app bewaren. De database en bestanden van de app staan in de Europese Unie	Technische gegevens, de gegevens uit het inschrijfformulier en de gegevens uit de app
Google (Gemini, kunstmatige intelligentie)	De taken uit onderdeel 5: scanrapporten uitlezen, voorstellen maken, voedingswaarden schatten en de vragen aan de AI-coach beantwoorden	De gegevens die voor die taak nodig zijn (zie onderdeel 5), en maaltijd- en etiketfoto's
E-mailprovider	De bevestiging aan jou en de melding aan ons team versturen, en mails van de app, zoals je uitnodiging en het herstellen van je wachtwoord	Gegevens uit het inschrijfformulier, je naam en e-mailadres
De meldingsdienst van je browser of telefoon (zoals Google, Apple of Mozilla)	Meldingen van de app bij je afleveren, alleen als je die aanzet	Een technisch adres. De inhoud van de melding haalt je telefoon rechtstreeks bij ons op
Open Food Facts	Een product opzoeken als je een barcode scant	Alleen de barcode, geen gegevens over jou
Mollie B.V. (betaaldienstverlener, Amsterdam)	Je online betaling bij het boeken verwerken (iDEAL, creditcard) en fraude voorkomen	Naam, e-mailadres, pakket, bedrag, afspraakmoment en betaalgegevens
Usercentrics A/S (Cookiebot, Kopenhagen)	De cookiemelding tonen en je cookiekeuze vastleggen	Je cookiekeuze, een ingekort IP-adres en browsergegevens
Boekhouder	Onze administratie	Naam, pakket en betaalgegevens
Meta (WhatsApp)	Alleen als je ons zelf via WhatsApp een bericht stuurt	Je telefoonnummer en de inhoud van je berichten
Google (Agenda)	Je afspraak in de agenda van ons team zetten, zodat we niet dubbel plannen	Je naam, telefoonnummer, pakket en het moment van je afspraak
Google	Alleen na jouw klik: de kaart op de contactpagina en oefenvideo's van YouTube in de coaching-app	Technische gegevens, zoals je IP-adres

Met partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarnaast kunnen we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of verwerken daar gegevens. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework).

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Gegevens	Bewaartermijn
Inschrijving via de website waar geen afspraak uit is voortgekomen	Maximaal 6 maanden na ons laatste contact
Je account en de gegevens in de coaching-app (trainingen, voeding, check-ins, maten)	Zolang je traject loopt en tot maximaal 12 maanden daarna. Je kunt je account eerder zelf verwijderen in de app; dan wissen we alles direct
Je gesprek met de AI-coach en de recepten die hij voor je schreef	Net als je andere gegevens in de app. Je kunt het gesprek eerder zelf wissen
Storingsmeldingen van de app (bijvoorbeeld een mislukte taak of serverfout, zonder de inhoud van je gegevens)	30 dagen
Voortgangsfoto's	Tot je ze verwijdert of je toestemming intrekt, en uiterlijk tot je account wordt verwijderd
Maaltijd- en etiketfoto's	Niet bewaard: alleen gebruikt om de voedingswaarde te schatten
Scangegevens, schema's en aantekeningen van de coach	Zolang je een pakket bij ons afneemt en tot maximaal 12 maanden na je laatste scan, zodat je bij een nieuwe scan kunt vergelijken. Eerder als je erom vraagt of je toestemming intrekt
Contactgegevens en afspraken van klanten	Tot maximaal 2 jaar na je laatste afspraak
Facturen en betaalgegevens	7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
E-mails en berichten	Maximaal 2 jaar na afhandeling

Na afloop van de termijn verwijderen of anonimiseren we je gegevens.

8. Hoe beveiligen we je gegevens?

• De website en het inschrijfformulier werken via een beveiligde verbinding (https).
• Inschrijvingen zijn alleen in te zien in een afgeschermde beheeromgeving waartoe alleen onze eigen beheerders via een beveiligde aanmelding toegang hebben.
• Alleen medewerkers en coaches die je scan uitvoeren of je begeleiden, hebben toegang tot je scangegevens. Zij zijn verplicht tot geheimhouding.
• In de coaching-app kunnen alleen jij en de coaches van ons team je gegevens zien. Alle coaches van het team hebben toegang, zodat je begeleiding doorloopt als je eigen coach afwezig is.
• Wachtwoorden van de app worden versleuteld opgeslagen. Voortgangsfoto's en scanrapporten zijn alleen na inloggen te openen en worden niet in de cache van je browser bewaard.
• We verzamelen niet meer gegevens dan nodig is.

Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik van is gemaakt? Laat het ons direct weten via info@insightbodyscan.nl.

9. Cookies en opslag in je browser

Deze website plaatst geen volgcookies en gebruikt geen statistiek- of advertentieprogramma's. Wel gebruiken we het volgende:

• Cookiemelding: bij je eerste bezoek vragen we via Cookiebot welke cookies je toestaat. Je keuze wordt bewaard in een noodzakelijke cookie (CookieConsent), zodat we het niet steeds opnieuw vragen. Je kunt je keuze altijd wijzigen via de cookiemelding.
• Opslag in je browser: als je een melding of pop-up wegklikt, onthoudt je eigen browser dat, zodat je die niet steeds opnieuw ziet. Deze informatie blijft op je eigen apparaat en wordt niet naar ons verstuurd.
• Lettertypen: de lettertypen op deze website en in de coaching-app staan op ons eigen domein. Er gaat daarvoor niets naar Google of een andere partij.
• Kaart: de kaart op de contactpagina (Google Maps) wordt pas geladen nadat je daar zelf op klikt. Google kan dan cookies plaatsen. Daarop is het privacybeleid van Google van toepassing.
• Oefenvideo's: sommige oefeningen in de coaching-app hebben een video van YouTube. Die wordt pas geladen als je zelf op de video tikt om hem af te spelen. Pas dan ontvangt Google (YouTube) je IP-adres. We gebruiken daarvoor de privacyvriendelijke versie van YouTube (youtube-nocookie.com).
• Beheeromgeving: alleen voor onze eigen beheerders wordt bij het inloggen een noodzakelijke sessiecookie geplaatst.
• Coaching-app: als je inlogt, plaatst de app een noodzakelijke sessiecookie. De app bewaart ook een paar dingen op je eigen telefoon, zodat hij werkt zonder internet: bijvoorbeeld je training van dat moment en sets die nog verstuurd moeten worden. Meldingen krijg je alleen als je daar zelf toestemming voor geeft in je browser of telefoon.

10. Jonger dan 16 jaar

Ben je jonger dan 16 jaar, dan mag je alleen een scan laten maken en toestemming geven voor het verwerken van je gegevens als een ouder of wettelijk vertegenwoordiger daarmee instemt. Die kan ook namens jou de rechten uit onderdeel 11 gebruiken.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben;
• je gegevens te laten verbeteren of aanvullen als ze niet kloppen;
• je gegevens te laten verwijderen;
• het gebruik van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens dat op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd;
• je gegevens mee te nemen (in een gangbaar bestand te ontvangen of aan een andere partij te laten overdragen);
• een gegeven toestemming in te trekken.

Gebruik je de coaching-app, dan kun je onder Mijn gegevens zelf al je gegevens downloaden en je account met alle gegevens verwijderen. Je voortgangsfoto's kun je per foto verwijderen onder Voortgang.

Stuur je verzoek naar info@insightbodyscan.nl. We reageren binnen één maand. Om zeker te weten dat we de gegevens aan de juiste persoon geven, kunnen we je vragen om je te identificeren. Stuur nooit ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs mee.

12. Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienst of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij een belangrijke wijziging die jou als klant raakt, laten we je dat weten.

Contact

INSIGHT · HRM Fitness B.V.
Heirstraat 28, 6129 PK Urmond
E-mail: info@insightbodyscan.nl
KvK 62514725